美國近期一項最新研究發現,時間過長、決策不明確等「糟糕會議」,會對員工產生不良影響,進而出現「會議宿醉」的狀況,員工會不斷反思稍早的開會內容,並因負面情緒導致產能下降、注意力不集中。調查發現,職場上超過90%的員工過去都曾有過類似經歷。
美國北卡羅來納大學夏洛特分校與其他機構合作,以美、英逾5000名工作者作為對象進行調查,發現約有28%的職場會議對員工產生不良影響,例如工作參與度和生產力下降等。
研究指出,有超過90%的受訪員工坦承,曾經出現過「會議宿醉」(meeting hangovers)的狀況;且超過一半的受訪者認為,「會議宿醉」造成的負面影響,已波及到整體的工作流程與產能。
「會議宿醉」指的是員工參加一場糟糕的會議後,不斷對開會的內容反覆思考、無法將其拋在腦後,並因此產生挫敗感或分心,且專注力、動力或生產力也因此下降,就像宿醉一樣令人感到疲倦或不適。這種負面影響的持續時間平均約為2小時,甚至更久。
研究還發現,處於會議宿醉狀態的員工,多半會向其他同事分享挫折感,進而產生「共同芻思」(co-rumination),不僅讓消極情緒在團隊間散播,更可能擴大會議宿醉的效應。
而造成「不良會議」的常見因素,包含討論與議程無關的主題、缺乏明確的議程或目標、開會時間過長、出席者太多、決策不明確及可用信件等其他方式溝通的非必要會議等。
至於該如何避免會議宿醉的狀況發生,參與此項研究的北卡羅來納大學夏洛特分校教授羅戈伯格(Steven Rogelberg)建議,職場領導者應盡可能縮小與會者名單、妥善安排會議主軸,並呼籲「領導者講得越多,會議效率就越低,因此領導者需要少說多引導。」
對於受會議宿醉所苦的員工,羅戈伯格則建議,可暫時與工作保持距離,例如喝杯咖啡、去辦公室其他區域等,脫離當下的環境,讓心理獲得喘息空間。
羅戈伯格也提到,可適時地向同事發洩情緒,但應將重點擺在以問題為導向的對話,透過聽取他人的想法與建議,以不同角度重新看待會議過程,藉此提升個人的技能和韌性,增強應對糟糕會議的能力。